Publiceer Woo-documenten snel, veilig en beheersbaar
Met onze module publiceren zet je documenten automatisch door naar KOOP en DROP.
Zo publiceer je Woo-documenten sneller en voldoe je aan de Woo en Wep.
Module eData Publiceren
eData Publiceren ondersteunt overheidsorganisaties bij het naleven van hun openbaarmakingsplicht en zorgt ervoor dat zij voldoen aan de vereisten van de Wet open overheid.
Publiceren van Woo-documenten vraagt om controle en overzicht
Voor veel overheden is het publiceren van Woo-documenten een tijdrovend proces. Publicaties worden vaak handmatig verwerkt via meerdere systemen, wat het risico op dubbele publicaties en verlies van overzicht vergroot.
Met eData Publiceren automatiseer en centraliseer je het volledige publicatieproces voor actieve en passieve openbaarmaking. Meer dan 200 overheden werken dagelijks met eData om grip te houden op openbaarmaking en Woo-processen.
Hoe werkt publiceren met eData?
Documenten en dossiers worden aangeleverd vanuit jouw eigen systemen of verwerkt binnen het eData Portaal. Via controle- en goedkeuringsflows worden publicaties automatisch doorgezet naar landelijke voorzieningen zoals de Woo-index en DROP van KOOP.
Alle publicaties worden centraal beheerd, inclusief metadata, logging en depubliceren.
Automatisch publiceren vanuit jouw systemen
eData Publiceren ondersteunt zowel handmatige als volledig automatische publicaties via integraties met zaaksystemen, DMS’en en Microsoft 365.
Gevoelige metadata worden automatisch verwijderd en documenten worden gecontroleerd op eerdere publicaties om dubbelingen te voorkomen. Zo werk je sneller en houd je controle over het volledige publicatieproces.
Grip op publicaties en workflows
Met eData Publiceren richt je workflows, gebruikersrechten en goedkeuringsflows in op een manier die aansluit bij jouw organisatie.
Dankzij ondersteuning voor controle- en goedkeuringsflows, zoals het vier-ogen-principe, blijft het publicatieproces overzichtelijk en beheersbaar.
Digitale terinzagelegging volledig geautomatiseerd
eData Publiceren ondersteunt digitale terinzagelegging conform de Wep. Publicaties kunnen tijdelijk beschikbaar worden gesteld voor bijvoorbeeld 2 of 6 weken, waarna deze automatisch worden gedepubliceerd.
Ook handmatig depubliceren is eenvoudig mogelijk.
eData Loket
Het eData Loket is een eenvoudig bedienbaar en doorzoekbaar publicatieplatform. Op basis van onze Elastic zoekoplossing kunnen inwoners gemakkelijk zoeken en filteren op de inhoud en metadata van de documenten.
De publicaties verschijnen als hyperlinks in het eData Loket. De documenten worden opgeslagen op een veilige storage omgeving van eData of zelfs in een zaaksysteem, DMS of archiefsysteem.
Belangrijkste functionaliteiten van eData Publiceren
Publiceren en depubliceren
Publiceer eenvoudig documenten en volledige dossiers naar landelijke voorzieningen zoals de Woo-index en DROP van KOOP.
Publicaties kunnen handmatig of automatisch worden gedepubliceerd, zodat je controle houdt over zichtbaarheid en bewaartermijnen.
Automatisch verwijderen gevoelige metadata voor publicatie
Voor publicatie verwijdert eData automatisch gevoelige metadata, zoals auteursinformatie en documenteigenschappen.
Zo publiceer je documenten veiliger en conform de richtlijnen van de Woo en Wep.
Metadata centraal beheren
Metadata zoals dossierinformatie, informatiecategorieën, publicatiedata en verantwoordelijke organisaties zijn centraal te beheren of worden automatisch overgenomen vanuit jouw bronsysteem.
Hierdoor werk je consistent en volgens geldende standaarden.
Retentieperiodes automatisch beheren
Stel eenvoudig bewaartermijnen in per publicatie of dossier.
Na afloop van de ingestelde termijn kunnen publicaties automatisch worden gedepubliceerd.
Voorkom dubbele publicaties
eData controleert automatisch of documenten mogelijk al eerder gepubliceerd zijn.
Zo voorkom je dubbele publicaties en houd je informatie overzichtelijk en actueel.
Koppelingen met landelijke voorzieningen
eData ondersteunt koppelingen met landelijke voorzieningen zoals de Woo-index en DROP van KOOP.
Waarom organisaties kiezen voor eData Publiceren
Publicatieportaal in eigen huisstijl
Het eData Loket is volledig in te richten in de huisstijl van jouw organisatie. Hierdoor ontstaat een herkenbare en toegankelijke publicatieomgeving voor inwoners en andere belanghebbenden.
Samenwerken en workflows
Werk centraal samen aan publicaties via controle- en goedkeuringsflows, inclusief ondersteuning voor het vier-ogen-principe.
Zo houd je grip op kwaliteit en verantwoordelijkheden binnen het publicatieproces.
eData Waarmerken van publicaties
Met eData Waarmerken voorzie je documenten van een digitaal eIDAS-compliant waarmerk, zodat publicaties digitaal verzegeld en controleerbaar blijven.
Lees meer over de module eData Waarmerken.
Integraties met andere systemen
eData Publiceren integreert met zaaksystemen, DMS’en, Microsoft 365 en andere vakapplicaties.
Hierdoor werk je direct vanuit bestaande systemen zonder extra handmatige stappen.
Lees hier meer over onze koppelingen.
Vertrouwd door organisaties in het publieke domein
Meer dan 200 organisaties in het publieke domein gebruiken eData voor actieve en passieve openbaarmaking binnen de Woo en Wep.
“Met eData hebben we meer grip gekregen op Woo-verzoeken én het proces van actief openbaar maken. Publicaties verlopen overzichtelijker en beheersbaarder vanuit één centrale omgeving.”
– Fokke Postma, coördinator Woo-verzoeken, GGD Groningen
Benieuwd naar het volledige verhaal?
Ga naar de klantcase en download de volledige versie.
Onderdeel van het eData Portaal
eData Publiceren is volledig geïntegreerd met de andere modules binnen het eData Portaal.
Zo werk je vanuit één omgeving efficiënt samen aan het volledige proces van zoeken, anonimiseren, waarmerken en publiceren.
Webinars
Altijd als eerste op de hoogte van nieuwe webinars? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!
Laat je inspireren en ontdek wat eData voor jouw organisatie kan betekenen. Samen op weg naar een open overheid!
De meest gestelde vragen (FAQ) over publiceren binnen de Woo en Wep
Publiceren binnen de Woo en Wep roept vaak praktische vragen op
Hoe werkt publiceren naar de Woo-index? Wat is actieve openbaarmaking? En hoe voorkom je dubbele publicaties? Hieronder lees je de antwoorden op de meestgestelde vragen over eData Publiceren.
Wat is actieve openbaarmaking?
Actieve openbaarmaking betekent dat overheden verplicht bepaalde informatiecategorieën openbaar maken volgens de eisen van de Woo.
Wat is passieve openbaarmaking?
Bij passieve openbaarmaking wordt informatie gepubliceerd naar aanleiding van een Woo-verzoek.
Hoe werkt publiceren naar de Woo-index?
eData Publiceren ondersteunt automatische publicaties naar de Woo-index van KOOP, inclusief beheer van metadata en publicatiegegevens.
Wat is digitale terinzagelegging?
Met digitale terinzagelegging worden documenten tijdelijk openbaar beschikbaar gesteld conform de Wep. Publicaties kunnen automatisch worden gedepubliceerd na afloop van de ingestelde termijn.
Hoe voorkom je dubbele publicaties?
eData controleert automatisch of documenten mogelijk al eerder gepubliceerd zijn, zodat dubbelingen worden voorkomen.
Hoe werkt depubliceren?
Publicaties kunnen automatisch worden verwijderd op basis van bewaartermijnen of handmatig worden gedepubliceerd vanuit eData Publiceren.
