Maak de herkomst en integriteit van Woo-documenten aantoonbaar
Met eData Waarmerken voorzie je documenten automatisch van een gekwalificeerd elektronisch zegel. Zo kunnen inwoners, journalisten en andere ontvangers controleren waar een document vandaan komt en of het na het waarmerken is gewijzigd.
Wijzigingen detecteren
Maak zichtbaar of documenten na het waarmerken zijn gewijzigd
Gekwalificeerd waarmerken
Waarmerk documenten volgens de Europese eIDAS-regelgeving
Ook na publicatie moet informatie betrouwbaar blijven
Zodra documenten openbaar worden gemaakt of met derden worden gedeeld, kunnen ze worden gedownload, doorgestuurd en opnieuw gepubliceerd. Daardoor is niet altijd direct duidelijk welke versie authentiek is en of een document na publicatie is gewijzigd.
Met eData Waarmerken leg je de herkomst en integriteit van documenten aantoonbaar vast. Zo kunnen inwoners, journalisten en andere ontvangers controleren waar een document vandaan komt en of het sinds het waarmerken is gewijzigd.
Hoe werkt digitaal waarmerken met eData?
Documenten worden vanuit het eData Portaal of een gekoppeld systeem aangeleverd en automatisch omgezet naar PDF/A. eData voegt vervolgens een gekwalificeerd elektronisch zegel en een herkenbare waarmerkpagina met relevante metadata toe.
Na het waarmerken zijn documenten klaar om te publiceren of terug te leveren aan het bronsysteem. Ontvangers kunnen vervolgens zelf in een gangbare PDF-viewer controleren of het zegel geldig is en of het document na het waarmerken is gewijzigd.
Waarmerken met een gekwalificeerd elektronisch zegel
eData Waarmerken maakt gebruik van een gekwalificeerd elektronisch zegel met ondersteuning voor Long-Term Validation (LTV). De gekwalificeerde vertrouwensdienst wordt geleverd door Digidentity.
Volgens de Europese eIDAS-regelgeving geeft een gekwalificeerd elektronisch zegel een juridisch vermoeden van de integriteit van de gegevens en de juistheid van de oorsprong. Daarmee wordt controleerbaar of een document sinds het waarmerken is gewijzigd.
Het elektronische zegel identificeert eData als zegelhouder. De aanvullende waarmerkpagina legt de relatie vast met de verantwoordelijke overheidsorganisatie, het document en het bijbehorende dossier.
De rol van Digidentity
Voor het gekwalificeerde elektronische zegel maakt eData gebruik van de vertrouwensdienst van Digidentity, een Qualified Trust Service Provider.
De ondersteuning voor Long-Term Validation (LTV) maakt langdurige validatie van het zegel mogelijk.
Digidentity treedt binnen deze dienstverlening niet op als subverwerker van eData.
Wat kan de ontvanger controleren?
Een ontvanger kan zonder eData-account in een gangbare PDF-viewer controleren of het elektronische zegel geldig kan worden gevalideerd, door welke zegelhouder het document is verzegeld, wanneer het is gewaarmerkt en of het daarna is gewijzigd.
Via de waarmerkpagina is daarnaast zichtbaar welke overheidsorganisatie en welk dossier bij het document horen.
Het waarmerk zegt daarbij niet dat iedere inhoudelijke bewering in een document juist is. Het maakt aantoonbaar waar de gewaarmerkte versie vandaan komt en of deze na het waarmerken is gewijzigd.
Belangrijkste functionaliteiten van eData Waarmerken
Aantoonbare herkomst
Leg vast vanuit welke organisatie en welk dossier een gepubliceerd of verstrekt document afkomstig is. De waarmerkpagina kan onder andere dossierinformatie, een referentienummer, de datum van waarmerken en informatie over de verantwoordelijke organisatie bevatten.
Detecteerbare wijzigingen
Het elektronische zegel voorkomt niet dat iemand een bestand probeert aan te passen, maar maakt wijzigingen achteraf wel detecteerbaar tijdens de validatie. Zo kan de ontvanger controleren of het document sinds het waarmerken intact is gebleven.
Automatisch en in bulk waarmerken
Waarmerk één document, een compleet dossier of honderden documenten tegelijk. Zo blijft digitaal waarmerken ook bij grote documentstromen beheersbaar.
Waarmerkpagina in eigen huisstijl
Voorzie documenten automatisch van een herkenbare waarmerkpagina in de huisstijl van jouw organisatie. Hierop wordt de relatie vastgelegd tussen de organisatie, het document en het bijbehorende dossier.
Direct vanuit bestaande systemen
Gebruik eData Waarmerken vanuit het eData Portaal of via koppelingen met zaaksystemen, DMS’en, archiefsystemen, Microsoft 365 en vakapplicaties. Zo kan waarmerken onderdeel worden van bestaande document- en publicatieprocessen.
Onderdeel van het publicatieproces
Waarmerk documenten automatisch tijdens het publiceren naar het eData Loket, DROP en de Woo-index, of voer deze stap handmatig uit wanneer dat beter bij het proces past.
Waarom organisaties kiezen voor eData Waarmerken
Betrouwbaar documenten delen en publiceren
Met het gekwalificeerde elektronische zegel en de aanvullende waarmerkpagina maak je de herkomst en integriteit van documenten controleerbaar voor de ontvanger.
Schaalbaar binnen bestaande processen
Waarmerk losse documenten of grote aantallen automatisch vanuit het eData Portaal of gekoppelde systemen.
Veilig en gecertificeerd
eData is ISO 27001- en ISO 9001-gecertificeerd. Daarmee zijn informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement structureel geborgd binnen de organisatie.
Snel te implementeren
eData Waarmerken is een kant-en-klare SaaS-module. De implementatie kan doorgaans binnen één werkdag worden uitgevoerd door de functioneel beheerder van eData, zonder specialistische technische kennis.
Digitaal waarmerken in de praktijk
eData Waarmerken wordt onder meer ingezet bij RDW en verschillende lokale overheden, zoals gemeenten en omgevingsdiensten. Met de module kunnen zij de herkomst en integriteit van verstrekte en gepubliceerde documenten aantoonbaar vastleggen en digitaal waarmerken onderdeel maken van hun bestaande informatie- en publicatieprocessen.
Verdiep je verder in Woo-processen
Hieronder alvast een selectie van praktische blogs die aansluiten op deze pagina.
Onderdeel van het eData Portaal
eData Waarmerken is volledig geïntegreerd met de andere modules binnen het eData Portaal.
Zo ondersteun je het volledige Woo-proces van zoeken, anonimiseren, waarmerken en publiceren vanuit één centrale omgeving.
Webinars
Altijd als eerste op de hoogte van nieuwe webinars? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!
Laat je inspireren en ontdek wat eData voor jouw organisatie kan betekenen. Samen op weg naar een open overheid!
Veelgestelde vragen over digitaal waarmerken
Wil je meer weten over waarmerken? Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen.
Wat is digitaal waarmerken?
Digitaal waarmerken is het elektronisch verzegelen van een document. Het waarmerk legt de herkomst van de gewaarmerkte versie vast en maakt zichtbaar of het document na het waarmerken is gewijzigd.
Hoe kan ik documenten digitaal waarmerken?
Met eData Waarmerken selecteer je documenten in het eData Portaal, via drag-and-drop of rechtstreeks vanuit een gekoppeld systeem. De documenten worden omgezet naar PDF/A en automatisch voorzien van een gekwalificeerd elektronisch zegel en een waarmerkpagina met relevante metadata.
Wat is een gekwalificeerd elektronisch zegel?
Een gekwalificeerd elektronisch zegel is een elektronisch zegel dat voldoet aan de eisen van de Europese eIDAS-regelgeving. Het geniet een juridisch vermoeden van de integriteit van de gegevens en de juistheid van de oorsprong. Een elektronisch zegel is gekoppeld aan een rechtspersoon of organisatie; een elektronische handtekening aan een natuurlijke persoon.
Hoe controleert een ontvanger het digitale waarmerk?
De ontvanger kan het document openen in een gangbare PDF-viewer en het zegel controleren. Daar zijn onder andere de validatiestatus, certificaatinformatie en eventuele wijzigingen zichtbaar. Een eData-account is daarvoor niet nodig.
Wat gebeurt er wanneer een gewaarmerkt document wordt gewijzigd?
Wanneer de inhoud na het waarmerken wordt aangepast, slaagt de integriteitscontrole van de oorspronkelijk gewaarmerkte versie niet meer. De PDF-viewer geeft dan aan dat het document na het aanbrengen van het zegel is gewijzigd.
Kan eData grote aantallen documenten automatisch waarmerken?
Ja. eData Waarmerken ondersteunt bulkverwerking van honderden documenten tegelijk. Het waarmerken kan handmatig worden gestart of automatisch plaatsvinden vanuit het publicatieproces en via koppelingen met bestaande systemen.
Maak de herkomst van documenten controleerbaar
Wil je inwoners, journalisten en andere ontvangers meer zekerheid geven over de herkomst en integriteit van openbaar gemaakte documenten?
Ontdek tijdens een persoonlijke demo hoe eData Waarmerken aansluit op jullie Woo-proces, bestaande systemen en publicatievoorzieningen.
