Wat is een gekwalificeerd elektronisch zegel?

Een overheidsdocument wordt gepubliceerd, gedownload, doorgestuurd of misschien opnieuw op een andere website geplaatst. Hoe weet je daarna of je nog naar de oorspronkelijke versie kijkt? En hoe kun je controleren of het document na publicatie is gewijzigd?

Met een gekwalificeerd elektronisch zegel worden de herkomst en integriteit van een digitaal document controleerbaar. Dat is relevant voor overheidsorganisaties die documenten digitaal openbaar maken, bijvoorbeeld in het kader van de Wet open overheid (Woo).

Wat is het verschil tussen een elektronisch en een gekwalificeerd elektronisch zegel?

Een elektronisch zegel is gekoppeld aan een organisatie of rechtspersoon en maakt het mogelijk om de oorsprong en integriteit van digitale gegevens te controleren. Het is daarmee iets anders dan een logo, stempel of visueel waarmerk in een document.

Een gekwalificeerd elektronisch zegel voldoet aan specifieke eisen uit de Europese eIDAS-regelgeving. Hiervoor geldt een juridisch vermoeden van de integriteit van de gegevens en van de juistheid van de oorsprong.

Een elektronisch zegel is overigens niet hetzelfde als een elektronische handtekening. Een elektronische handtekening is gekoppeld aan een natuurlijke persoon. Een elektronisch zegel is juist gekoppeld aan een organisatie of rechtspersoon.

Wat betekent integriteit?

Integriteit betekent niet dat het zegel bewijst dat de inhoud van een document feitelijk juist is. Het betekent dat kan worden gecontroleerd of de gewaarmerkte versie daarna nog is gewijzigd. Wordt de inhoud na het waarmerken aangepast, dan wordt bij controle van het elektronische zegel zichtbaar dat het document is gewijzigd.

Waarom is digitaal waarmerken relevant voor Woo-documenten?

Binnen het Woo-proces ligt veel nadruk op het verzamelen, beoordelen, anonimiseren en publiceren van documenten. Digitaal waarmerken vormt daarbij de schakel tussen de definitieve documentversie en publicatie:

verzamelen → beoordelen → anonimiseren → waarmerken → publiceren

Na publicatie kan een document buiten de systemen van de overheidsorganisatie verder worden verspreid. Met een gekwalificeerd elektronisch zegel kan een ontvanger onder andere controleren van welke organisatie het document afkomstig is, wanneer het is gewaarmerkt en of het daarna nog is gewijzigd.

Bij een met eData gewaarmerkt document is daarvoor geen eData-account nodig. De controle kan plaatsvinden in een gangbare PDF-viewer.

Hoe werkt digitaal waarmerken met eData?

Met eData Waarmerken kan digitaal waarmerken worden opgenomen in het bestaande proces rondom openbaarmaking.

Een document wordt aangeleverd vanuit het eData Portaal of een gekoppeld systeem en omgezet naar PDF/A. Vervolgens wordt een gekwalificeerd elektronisch zegel toegevoegd. Het document krijgt daarnaast een waarmerkpagina met relevante metadata, zoals de verantwoordelijke organisatie, het dossier, een referentienummer en de datum van waarmerken. Het gewaarmerkte document kan daarna worden gepubliceerd of teruggeleverd aan het bronsysteem.

eData maakt voor het gekwalificeerde elektronische zegel gebruik van de vertrouwensdienst van Digidentity, een Qualified Trust Service Provider. Het gebruikte zegel ondersteunt Long-Term Validation (LTV), zodat het elektronische zegel ook op langere termijn kan worden gevalideerd.

Waarmerken als onderdeel van het Woo-proces

Waarmerken hoeft geen losse handmatige stap aan het einde van het proces te zijn. Met eData Waarmerken kan het aansluiten op eData Anonimiseren en eData Publiceren en zo onderdeel worden van een geïntegreerd Woo-proces.

Ook vanuit bestaande systemen kan waarmerken in het proces worden opgenomen. eData Waarmerken kan worden gekoppeld aan onder meer zaaksystemen, DMS’en, archiefsystemen, Microsoft 365 en vakapplicaties. Daarbij maakt het niet uit of het om één document, een compleet dossier of honderden documenten gaat. Het waarmerken kan handmatig of automatisch plaatsvinden.

Van anonimiseren naar betrouwbaar publiceren

Stel dat een gemeente een Woo-verzoek behandelt. De relevante documenten worden verzameld en beoordeeld. Informatie die niet openbaar mag worden gemaakt, wordt geanonimiseerd. Vervolgens wordt de definitieve publicatieversie digitaal gewaarmerkt en gepubliceerd.

Een journalist downloadt later een van deze documenten en stuurt het door. Ook dan kan worden gecontroleerd of het document nog overeenkomt met de door de gemeente gewaarmerkte versie.

Een gekwalificeerd elektronisch zegel voorkomt niet dat een digitaal document wordt gekopieerd, doorgestuurd of aangepast. Het zorgt er wél voor dat de herkomst van de gewaarmerkte versie en eventuele wijzigingen daarna controleerbaar blijven. Daarmee vormt digitaal waarmerken een logische schakel tussen anonimiseren en publiceren.

Wil je zien hoe digitaal waarmerken binnen jullie Woo- en publicatieproces kan worden toegepast? Bekijk eData Waarmerken of plan een persoonlijke demo.