Wat kost een Woo-verzoek?

De afhandeling van Woo-verzoeken vraagt veel van overheidsorganisaties. Niet alleen vanwege de wettelijke termijnen, maar ook vanwege de hoeveelheid werk die nodig is om een verzoek zorgvuldig af te handelen.

Hoeveel werk dat is, wordt steeds beter zichtbaar. Uit onderzoek van Sira Consulting naar de uitvoeringslasten van de Woo blijkt dat overheidsorganisaties in 2024 naar schatting ongeveer 1,3 miljoen ambtelijke uren besteedden aan de behandeling van Woo-verzoeken. Omgerekend gaat het om circa 955 fte. De totale kosten worden geschat op ongeveer 150 miljoen euro per jaar.

Gemiddeld kost de afhandeling van één Woo-verzoek 61 uur. Dat maakt duidelijk dat zelfs een relatief beperkt aantal Woo-verzoeken al snel een flink beslag legt op de beschikbare capaciteit. Maar waar gaat die tijd eigenlijk naartoe? En hoeveel daarvan kun je besparen door informatie slimmer te zoeken en te vinden?

Eerst vinden, dan verder

Voordat documenten kunnen worden beoordeeld, gelakt en openbaar gemaakt, moet duidelijk zijn welke informatie relevant is voor het verzoek. Juist daar kan veel werk in gaan zitten.

Zoals we in onze vorige blog beschreven, noemt het ministerie van BZK zoeken en inventariseren een van de belangrijkste vertragende factoren in het Woo-proces. Informatie staat vaak verspreid over documentmanagementsystemen, netwerkschijven, persoonlijke schijven en mailboxen. Medewerkers moeten verschillende bronnen doorzoeken, documenten verzamelen en bepalen welke resultaten daadwerkelijk relevant zijn.

Dat kost niet alleen tijd. Die uren vertegenwoordigen ook capaciteit en daarmee kosten.

Wat kost de huidige manier van zoeken?

Bij investeringen in nieuwe tooling ligt de nadruk al snel op de aanschafkosten. Wat kost de software? Wat kost de implementatie? En past dat binnen het beschikbare budget? Maar voor een goede businesscase is minstens zo belangrijk wat de huidige werkwijze kost.

Stel bijvoorbeeld dat een organisatie jaarlijks 50 Woo-verzoeken behandelt. Uitgaande van het door Sira berekende gemiddelde van 61 uur per verzoek, komt dat neer op ruim 3.000 uur aan werkzaamheden. De werkelijke tijdsbesteding kan per organisatie en verzoek uiteraard sterk verschillen. Een deel van die tijd gaat naar het concretiseren van het verzoek, het zoeken naar relevante informatie en het vormen van het dossier.

Een eenvoudig verzoek waarbij de informatie snel beschikbaar is, vraagt iets heel anders dan een breed verzoek waarbij verschillende afdelingen, mailboxen en systemen moeten worden doorzocht. Daarom is het interessanter om naar de eigen organisatie te kijken. Hoeveel Woo-verzoeken behandelen we? Hoeveel tijd besteden medewerkers aan zoeken en inventariseren? En wat kost die tijd ons jaarlijks? Pas dan kun je die kosten goed afzetten tegen een investering in zoektechnologie.

Organisaties ervaren tijdwinst met goede zoeksoftware

Het onderzoek van Sira biedt daarbij een interessante aanwijzing. Van 147 onderzochte organisaties geeft 90% aan goede zoeksoftware niet of slechts onregelmatig te gebruiken bij de afhandeling van Woo-verzoeken.

De organisaties die dat wél structureel doen, zijn overwegend positief over het effect. Van de organisaties die goede zoeksoftware altijd of regelmatig gebruiken, ervaart 71% een afname van de tijdsbesteding. Daarnaast ervaart 64% een kortere doorlooptijd.

Van de onderzochte werkwijzen staat goede zoeksoftware zelfs bovenaan als het gaat om het ervaren effect op de tijdsbesteding. Voor het verkorten van de doorlooptijd staat zoeksoftware op de tweede plaats.

Dat betekent overigens niet dat zoeksoftware automatisch 71% tijd bespaart. Het cijfer betekent dat 71% van de organisaties die goede zoeksoftware regelmatig of altijd gebruiken, aangeeft minder tijd kwijt te zijn. Sira benadrukt daarbij dat op basis van het onderzoek niet kan worden vastgesteld dat de zoeksoftware daar als enige oorzaak voor verantwoordelijk is.

Van kostenpost naar businesscase

Daarmee verandert ook de discussie over de investering in zoektechnologie. De vraag is niet alleen: wat kost zoeksoftware? Maar ook: wat kost het wanneer medewerkers blijven zoeken zoals ze dat nu doen?

Daarvoor hoeft een organisatie geen ingewikkeld rekenmodel op te stellen. Begin bijvoorbeeld met vijf vragen:

Hoeveel Woo-verzoeken behandelen we jaarlijks?
Hoeveel tijd besteden medewerkers gemiddeld aan zoeken en inventariseren?
Welke medewerkers zijn daarbij betrokken?
Wat zijn de bijbehorende interne personeelskosten?
Welk percentage van onze Woo-verzoeken handelen we binnen de wettelijke termijn af?

Daarmee ontstaat een eerste beeld van de jaarlijkse kosten van het zoekproces én de mate waarin de huidige werkwijze invloed heeft op de tijdige afhandeling van Woo-verzoeken. Vervolgens kun je onderzoeken hoeveel handmatig zoekwerk met een andere werkwijze kan worden verminderd en welke bijdrage dat kan leveren aan een efficiënter proces.

Slimmer zoeken met eData Zoeken

Met eData Zoeken kunnen overheidsorganisaties informatie uit verschillende bronnen centraal doorzoeken. Medewerkers hoeven daardoor niet iedere informatiebron afzonderlijk af te gaan en kunnen zoekresultaten gericht verfijnen.

Dat kan niet alleen bijdragen aan een kortere zoektijd, maar ook aan een efficiëntere inzet van beschikbare capaciteit. Tijd die niet meer nodig is voor handmatig zoeken en inventariseren, kan worden ingezet voor de stappen waarin menselijke kennis en beoordeling wél noodzakelijk zijn.

De onderzoeken van BZK en Sira laten zien dat juist daar potentieel ligt. Daarmee wordt zoektechnologie niet alleen een technische keuze, maar ook een vraagstuk van tijd, capaciteit en kosten.

Benieuwd wat slimmer zoeken jouw organisatie kan opleveren? Ontdek eData Zoeken.