Waarom zoeken zoveel tijd kost bij Woo-verzoeken

Een Woo-verzoek lijkt op papier overzichtelijk: bepaal welke informatie wordt gevraagd, verzamel de relevante documenten, beoordeel wat openbaar kan worden gemaakt, lak waar nodig gevoelige informatie en verstrek de informatie. In de praktijk blijkt juist het verzamelen van die informatie een flinke uitdaging.

Uit de Woo-pilots van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) blijkt dat zoeken en inventariseren een van de vier belangrijkste vertragende factoren is bij de afhandeling van Woo-verzoeken. Naast een trage start van het proces, het beoordelen en lakken van documenten en het doorlopen van de parafenlijn kost vooral het vinden en compleet maken van het dossier veel tijd.

Informatie staat zelden op één plek

Een belangrijke oorzaak is de manier waarop informatie binnen organisaties is verspreid. Relevante documenten kunnen zich bevinden in documentmanagementsystemen, gedeelde netwerkschijven, persoonlijke schijven en e-mailboxen. Bovendien is bij de start van een Woo-verzoek niet altijd direct duidelijk binnen welke bronnen en met welke zoektermen gezocht moet worden.

Daardoor ontstaat al snel een arbeidsintensief proces. Medewerkers moeten verschillende bronnen doorzoeken, resultaten verzamelen en vervolgens bepalen welke documenten daadwerkelijk relevant zijn. Ook het handmatig ontdubbelen van documenten kost volgens het BZK-onderzoek veel tijd.

En de omvang kan aanzienlijk zijn. Het rapport beschrijft dat zoekresultaten bij Woo-verzoeken soms uit duizenden documenten bestaan. Ook bij een relatief klein Woo-verzoek kan de hoeveelheid informatie die eerst moet worden geïnventariseerd groot zijn. Een uiteindelijk Woo-besluit van enkele pagina’s zegt dus weinig over de hoeveelheid informatie die daarvoor is doorzocht en beoordeeld.

Zoeken is meer dan een kwestie van capaciteit

De voor de hand liggende reactie op een hoge werkdruk is vaak: er zijn meer mensen nodig. Capaciteit is inderdaad een van de knelpunten die in de Woo-pilots naar voren komt, maar daarmee is het zoekprobleem niet automatisch opgelost.

Wanneer medewerkers informatie nog steeds handmatig uit verschillende bronnen moeten verzamelen, blijft een belangrijk deel van het proces arbeidsintensief. BZK wijst daarom naast capaciteit ook op het belang van ondersteunende techniek, tooling en software. Een van de aanbevelingen uit de pilots is om technologie beter en breder te gebruiken om handmatig werk gedeeltelijk te automatiseren en medewerkers te ondersteunen. Dat is vooral relevant bij werkzaamheden die iedere keer opnieuw terugkomen: grote hoeveelheden informatie doorzoeken, documenten verzamelen, resultaten ordenen en dubbele documenten herkennen.

Van handmatig zoeken naar gericht vinden

Zoektechnologie kan hier een belangrijk verschil maken. In het BZK-rapport wordt hiervoor specifiek gesproken over Zoek-en-Vind-technologie. Daarmee kunnen grote hoeveelheden informatie uit verschillende bronnen doorzoekbaar worden gemaakt. Gevonden documenten kunnen vervolgens worden geordend in virtuele dossiers, waarbij koppelingen met de oorspronkelijke informatie behouden blijven.

Het doel is daarbij niet simpelweg om méér documenten te vinden. Bij een Woo-verzoek wil je juist zo snel mogelijk komen tot een zo compleet en relevant mogelijke verzameling documenten. Dat vraagt om een andere manier van werken: niet bron voor bron en map voor map zoeken, maar informatie vanuit verschillende bronnen centraal kunnen doorzoeken en gericht kunnen verfijnen.

Technologie alleen is niet genoeg

Tegelijkertijd laat het onderzoek zien dat tooling geen losstaande oplossing is. BZK noemt naast technologie onder meer procesregie, monitoring en sturing, voldoende capaciteit en vroegtijdig contact met de verzoeker als belangrijke verbeterpunten.

Ook de informatiehuishouding speelt een belangrijke rol. Volgens de Woo-pilots bestaat er een directe samenhang tussen informatiehuishouding en openbaarmaking. Wanneer informatie niet goed is georganiseerd en toegankelijk is, wordt het moeilijker om Woo-verzoeken tijdig af te handelen. Slimmer zoeken moet daarom onderdeel zijn van een bredere aanpak van het Woo-proces.

eData Zoeken: informatie sneller boven tafel

Met eData Zoeken kunnen overheidsorganisaties informatie uit verschillende bronnen centraal doorzoeken. Medewerkers hoeven daardoor niet telkens afzonderlijke systemen en informatiebronnen af te gaan om relevante documenten voor een Woo-verzoek te verzamelen. Zoekresultaten kunnen vervolgens gericht worden verfijnd, zodat medewerkers sneller kunnen bepalen welke informatie relevant is voor het Woo-verzoek.

Daarmee richt eData Zoeken zich precies op een van de knelpunten die ook in de Woo-pilots naar voren komt: de tijd en inspanning die nodig zijn om verspreide informatie te zoeken en te inventariseren. Voordat informatie kan worden beoordeeld, geanonimiseerd en uiteindelijk openbaar gemaakt, moet je eerst één ding voor elkaar hebben: de juiste informatie vinden. Daarna kun je binnen het eData Portaal verder met de afhandeling van het Woo-verzoek, met eData Anonimiseren, eData Waarmerken en eData Publiceren.