Sinds de invoering van de Wet open overheid (Woo) zijn overheden verplicht om actief en passief documenten openbaar te maken. Maar: openbaar maken betekent niet automatisch alles delen. Juist hier speelt ‘anonimiseren’ een cruciale rol.
Wat is anonimiseren?
Anonimiseren betekent het verwijderen of onherkenbaar maken van informatie die herleidbaar is tot een persoon. Denk aan namen, adressen, BSN-nummers of contactgegevens. Alleen als deze gegevens écht niet meer te herleiden zijn, spreken we van een geanonimiseerd document.
Geanonimiseerd, betekenis: Een document is geanonimiseerd als alle persoonsgegevens onherkenbaar zijn gemaakt en niet meer te herleiden zijn tot individuen.
Waarom is anonimiseren belangrijk voor de Woo?
De Woo verplicht overheden om transparant te zijn, maar óók om zorgvuldig om te gaan met privacy. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) blijft onverminderd van kracht. Dat betekent dat documenten pas openbaar mogen worden gemaakt als ze juist zijn geanonimiseerd.
Daarom is anonimiseren een essentiële stap in elk Woo-proces:
- Het beschermt burgers, ambtenaren en bedrijven.
- Het voorkomt juridische risico’s of privacy-inbreuken.
- Het maakt openbaarmaking juridisch verantwoord.
Wat moet je anonimiseren?
Bij het anonimiseren van documenten in het kader van de Woo moet je o.a. denken aan:
- Persoonsnamen (van burgers én ambtenaren)
- Adresgegevens
- Telefoonnummers en e-mailadressen
- Geboortedata en BSN’s
- Referentienummers die tot een individu herleidbaar zijn
Let op: ook indirecte herleidbaarheid (bijv. via een combinatie van functietitel + afdeling) moet worden meegewogen.
Hoe gaat dat in de praktijk?
In de dagelijkse praktijk van gemeenten, provincies en uitvoeringsorganisaties blijkt anonimiseren vaak een lastige en tijdrovende stap binnen het Woo-proces. Medewerkers ontvangen soms honderden of zelfs duizenden documenten die openbaar gemaakt moeten worden. Voordat deze documenten gepubliceerd kunnen worden, moet elke pagina zorgvuldig worden beoordeeld op de aanwezigheid van persoonsgegevens of andere gevoelige informatie.
Wat ook meespeelt, is dat het niet altijd direct duidelijk is wát precies geanonimiseerd moet worden. Een naam is eenvoudig te herkennen, maar wat als een functietitel of intern projectnummer óók indirect herleidbaar is tot een persoon? Of als een combinatie van gegevens (zoals locatie, afdeling en tijdstip) samen alsnog naar één individu verwijzen?
De praktijk wijst uit dat handmatig anonimiseren tijdrovend en foutgevoelig is. Zeker bij Woo-verzoeken die tientallen tot honderden documenten omvatten, is automatisering de sleutel.
De oplossing van eData
Met de module eData Anonimiseren kunnen overheden snel, eenvoudig en betrouwbaar documenten en bijbehorende metadata anonimiseren. De software is ontwikkeld met oog voor de praktijk én wet- en regelgeving, zoals de Wet open overheid (Woo).
Dankzij een breed scala aan slimme functies – waaronder automatische herkenning van persoonsgegevens met AI, een centrale werkvoorraad, samenwerking via het vierogenprincipe en uitgebreide logging en monitoring – wordt anonimiseren geen knelpunt meer, maar een beheersbare stap binnen het openbaarmakingsproces.
Meer weten?
Wil je weten hoe jouw organisatie efficiënter kan anonimiseren in het kader van de Woo? Bekijk dan onze oplossing op: https://www.edata.nu/edata-portaal/module-anonimiseren
