Direct inzetbare eData producten


eData heeft meerdere directe inzetbare producten voor uw organisatie. Deze zijn ontwikkeld in samenwerking met onze klanten en daarmee zeer praktijkgericht. Op deze pagina zijn een aantal voorbeelden beschreven.

Daarnaast zijn we in staat om snel en adequaat nieuwe vraagstukken op het gebied van zoeken, vinden en ontsluiten samen met u op te pakken. Neem gerust contact met ons op!

Home | Producten

Kant en klare eData producten


Op deze pagina vindt u de producten die we al samen met onze klanten hebben ontwikkeld. Ze zijn zo opgezet dat ze ook eenvoudig bij uw organisatie ingezet kunnen worden. In veruit de meeste gevallen zijn de kosten van deze producten zodanig dat er niet aanbesteed hoeft te worden.

Enterprise Search

Organisaties die op brede schaal grote hoeveelheden data, informatie en documenten willen kunnen zoeken, vinden, ontsluiten en integreren zijn het meest gebaat bij de inzet van Enterprise Search. Door gebruik te maken van standaard componenten kunnen wij snel aan uw vraag voldoen. De Enterprise Search oplossing kan worden gevoed met al uw databronnen waaronder: netwerkschijven, taak specifieke applicaties, zaaksystemen documenten, databases en websites. Het formaat maakt niet uit. De oplossing indexeert de data en maakt deze doorzoekbaar. Zodra de data is toegevoegd wordt deze ook direct en razendsnel weergegeven bij de zoekresultaten. Enterprise Search biedt maatwerk voor alle vraagstukken en is te combineren met onderstaande standaard eData producten. 

E-mail archivering

Met deze oplossing bent u in staat om verbanden te leggen en zaakinformatie te ontdekken, groeperen en analyseren. Alle e-mailberichten in uw organisatie zijn met deze module direct toegankelijk en u heeft inzicht in de inhoud en samenhang. Op basis van dit inzicht kunt u direct de nodige vervolgacties ondernemen, zoals het ontsluiten (doorzoekbaar maken), archiveren, opschonen en vernietigen.

DMS ontsluiten / uitfaseren

Veel organisaties hebben meerdere Document Management Systemen (DMS-en) en Record Management Applicaties (RMA’s). Er worden nieuwe systemen ingevoerd, maar er kan geen afscheid genomen van de oude systemen. Simpelweg omdat de oude systemen (mogelijk) nog informatie bevat die de organisatie nodig kan hebben. Met onze oplossing kunt u de oude systemen doorzoeken, toegankelijk maken en de informatie inclusief samenhang ontsluiten. Op basis van dit inzicht kunt u de nog benodigde informatie blijvend ontsluiten en in de meeste gevallen uw oude systemen uitfaseren.

Netwerkschijven ontsluiten / opschonen

Veel data staat op netwerkschijven in organisaties. De informatie op deze netwerkschijven wordt vaak langdurig bewaard, omdat niemand weet wat er op staat en waar dit staat en het opschonen een vervelende en tijdrovende klus is. De benodigde capaciteit neemt daardoor alsmaar toe. in de organisatie meer weet wat erop staat. De module Netwerkschijven analyse maakt uw netwerkschijven toegankelijk en biedt u inzicht in de informatie en de samenhang. Deze module zorgt dus voor structuur en inzicht en stelt u in staat om uw netwerkschijven op te schonen en de nog benodigde informatie overzichtelijk te ontsluiten voor alle betrokkenen. 

Applicatiedata ontsluiten / uitfaseren

Een andere belangrijke databron zijn de vele verschillende applicaties in uw organisatie. U kunt daarbij denken aan aan de grote hoeveelheid taakspecifieke applicaties en ook uw zaaksysteem. De systemen staan bovendien deels in uw eigen ICT-omgeving (on premise) en in de Cloud (SaaS). De module Applicatie analyse biedt u de mogelijkheid om uw gewenste systemen te doorzoeken en ook in combinatie met de andere modules de samenhang weer te geven. U heeft daardoor niet alleen inzicht, maar bent bovendien in staat om eventuele oude, overbodige systemen uit te faseren.

Ketenbreed ontsluiten

Natuurlijk staat de informatie die u nodig heeft niet alleen in uw eigen organisatie. In veel gevallen is ook inzicht in informatie van en bij ketenpartners nodig. De module Ketenbrede analyse zorgt ervoor dat informatie bij ketenpartners gestructureerd toegankelijk wordt voor u. Uiteraard kunt u er ook voor zorgen dat uw informatie toegankelijk gemaakt wordt voor uw ketenpartners.

eVernietigen

eData heeft samen met gemeenten functionaliteit ontwikkeld om gecontroleerd, volgens archief wet- en regelgeving het proces van vernietigen volgens archivistische kaders vorm te geven.

eMetadateren

Het toekennen van metadata aan archiefobjecten is een complex proces. Er worden veel fouten worden gemaakt in het toekennen van metadata. Met het product eMetadateren kunnen we geautomatiseerd en eenduidig metadateren op basis van het DSP. Informatie- en archiefobjecten kunnen daardoor eenvoudiger teruggevonden worden. eMetadateren is tevens de basis richting invulling van het preserveringsbeleid en het tijdig kunnen vernietigen.

ePreserveren

eData is in staat om oude bestandsformaten “on the fly” te tonen in een bijvoorbeeld een duurzaam formaat zoals PDF/A formaat, waarbij vorm inhoud en structuur van het oorspronkelijke informatieobject behouden blijft. Vaak zijn oude bestandsformaten zoals TIFF of DOC niet meer goed te openen in bijvoorbeeld een browser. Om toch een snel een preview van een bestand te kunnen tonen, zijn wij in staat om de oorspronkelijke bestanden zodra ze bekeken worden te laten zien in bijvoorbeeld een PDF/A formaat of een ander gewenst (duurzaam) formaat. Desgewenst kan dan meteen het informatieobject in het nieuwe duurzame formaat opgeslagen worden naast het oorspronkelijke informatie object. View on demand of Preservatie on demand kan op deze manier eenvoudig vormgegeven worden. Uiteraard kan het omzetten van het ene naar het andere bestandsformaat ook voor bulk hoeveelheden.

eBerichtenservice

Door de introductie van Smartphones en Tablets wordt massaal gebruik gemaakt van berichtenservices. Inmiddels heeft WhatsApp in Nederland 11,5 miljoen gebruikers. Berichtenservices worden ook massaal ingezet door overheidsorganisaties.

Vanwege het informele en vluchtige karakter van de communicatie werd tot voor kort breed gedacht dat tekstberichten niet als te archiveren documenten van de overheid gelden. Niets is minder waar. Op 20 maart 2019 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (RvS) een uitspraak gedaan over de vraag of de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) van toepassing is op SMS- en WhatsApp-berichten. De uitspraak is helder: op SMS- en WhatsApp-berichten over een bestuurlijke aangelegenheid is de Wob van toepassing. Ongeacht of deze berichten op de zakelijke of privé telefoon van een bestuurder of ambtenaar staan. Dit betekent dat berichten voortaan bij een Wob-verzoek moeten worden betrokken. Bestuursorganen moeten ervoor zorgen dat er geen afbreuk wordt gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de Wob kunnen worden ontleend. eBerichtenservice zorgt voor archivering, opslag en ontsluiting van berichten in uw organisatie.

eAVG

Sinds 25 mei 2018 dient u te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het loggen van gegevens is een belangrijke factor als het gaat om het voldoen aan de AVG. eData levert een kant en klare AVG logging oplossing die snel bij u in te voeren is.

De data die u moet loggen kan bestaan uit honderden miljoenen log-regels die door een veelvoud aan applicaties worden geproduceerd. Onze oplossing maakt het mogelijk de gegevens centraal op te slaan en eenvoudig doorzoekbaar te maken. De oplossing controleert of alle log-regels zijn ingelezen. Door middel van machine learning algoritmen kunnen afwijkende datapatronen worden herkend die bijvoorbeeld op een datalek kunnen wijzen. In dit laatste geval wordt u automatisch op de hoogte gesteld, waardoor u snel kunt ingrijpen.

eWOZ handhaving

Gemeenten hebben veel werk aan de handhaving van WOZ objecten die op een zogenaamde mutatie signaleringslijst staan. eData heeft op basis van een gebiedsanalyse, de prioritering van objecten en een capaciteitsplanning een geografische kaart gemaakt waarop de betreffende objecten in beeld worden gebracht. Door objecten verschillende kleuren te geven wat prioriteit betreft ontstaat er een overzicht met geclusterde objecten die effectief (fysiek) kunnen worden beoordeeld.

eRaadsinfo

Veel Raadsinformatie is niet geïndexeerd waardoor het niet mogelijk is om inhoudelijk op een onderwerp te zoeken. Er wordt in een dergelijk geval alleen op de titel gezocht, waardoor het zoekresultaat zeer beperkt is. Door Elastic in te zetten hebben wij het mogelijk gemaakt om op de volledige inhoud van documenten (full text) te zoeken. Daardoor zijn de zoekresultaten niet alleen snel (milliseconden), maar ook volledig en goed gestructureerd. Uw Raadsinformatie is daarmee optimaal toegankelijk voor uw organisatie en voor uw inwoners en ondernemers.

eWob (inclusief eAnonimiseren)

Elke overheidsinstelling weet hoeveel werk het is om te voldoen aan een Wob-verzoek. Doordat wij gericht op zoek gaan binnen grote hoeveelheden data zijn wij in staat om alle relevante stukken snel en in samenhang te ontsluiten. Met behulp van de juiste metadata en kernwoorden doorzoeken wij alle door u op gegeven bronnen. Zodra wij de juiste set informatie hebben gevonden dragen wij tevens zorg voor het eAnonimiseren van de privacy gevoelige gegevens. Dat betekent een enorme reductie in tijd en een verhoging van de kwaliteit van de aangeleverde informatie.

eFraude

Bij vermoeden van fraude zou u het liefst alle relevante data direct ter beschikking hebben. eData maakt het mogelijk om alle mogelijk bronnen in korte tijd te ontsluiten en de informatie volledig vindbaar te maken. Door de zoekresultaten snel te optimaliseren en in combinatie met relevante informatie te tonen uit grote hoeveelheden data kan er effectief resultaat worden geboekt. Dit komt er concreet op neer dat wij in een paar dagen tijd in staat zijn om uit tien- tot honderdduizenden documenten informatie te ontsluiten die u nodig heeft om fraude te detecteren of juist uit te sluiten.

 

Neem contact met ons op